Fundsachen-Software »Nova Find«

Der Freistaat Sachsen hat die Federführung für das Themenfeld »Recht und Ordnung« im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) übernommen. 
Nach europaweiter Ausschreibung hat die Firma RUBICON den Zuschlag für ihre integrierte Fundsachen-Software Nova Find erhalten.

Jede Körperschaft des öffentlichen Rechts, die ein Fundbüro betreibt, kann jetzt Nova Find über Einzelabrufe mithilfe von EVB IT Cloud- und AVV-Verträgen nutzen und erspart sich somit selbst eine Ausschreibung durchzuführen. 

Die Fundsachen Plattform bietet eine umfassende Abbildung des gesamten Verfahrens zur Durchführung des ordnungsbehördlichen Prozesses bei Fundangelegenheiten gemäß § 965 ff. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) und beinhaltet die relevanten Verwaltungsleistungen gemäß dem Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung.

Zu diesen Leistungen gehören:

• Online-Dienst mit integriertem Fachverfahren
• Behebung von Störungen und Support
• Erbringung von unterstützenden Dienstleistungen

Bei der Fundsachen-Plattform handelt es sich um eine zentrale, webbasierte Anwendung für Bürger/-innen (Finder/-in und Verlierer/-in) sowie für Behörden (Fundbüros), mit dem Zweck, gefundene und verlorene Sachen zu verwalten und zeitnah an die Eigentümer/-innen zu retournieren.

Nova Find bildet das gesamte ordnungsbehördliche Verfahren bei Fundangelegenheiten gemäß § 965 ff. BGB ab.

Nachdem alle bekannten Daten zur Fundsache eingegeben wurden, wird eine übersichtliche Zusammenfassung der erfassten Fundmeldung dargestellt. Im Zuge der Erfassung der Fundmeldung wird diese automatisch mit allen im System vorhandenen Verlustmeldungen abgeglichen, um mögliche Übereinstimmungen unmittelbar ersichtlich zu machen.

Die Vernetzung aller teilnehmenden Fundbüros mit Bürger-/innen erfolgt mithilfe des automatischen Trefferabgleiches (Matching) unter Einhaltung aller Datenschutzvorgaben, insb. der DSGVO.

 

Daten (insb. personenbezogene Daten) zu Fundmeldungen werden immer im Kontext des jeweiligen Mandanten des zuständigen Fundbüros gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Daten, die durch Bürger-/innen in zentralen Portalen erfasst werden (insb. Kontaktdaten im Rahmen von Verlustanzeigen) werden nur im Bedarfsfall (Treffervorschlag) zum detaillierten Abgleich durch Nutzende in Fundbüros abgerufen und zugänglich gemacht

Die Fundsachen-Plattform Nova Find informiert sie automatisch, wenn eine Kommunikation mit Bürger-/innen erforderlich ist (z. B. Information es Eigentümer über den Fund eines Gegenstandes).

Der Versand von Verständigungen ist direkt aus dem System auf Basis hinterlegter Dokumentvorlagen via E-Mail oder Brief möglich. Dokumentvorlagen können dabei durch Customizing an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden (z. B. Briefkopf und Wappen).

Die Fundsachen-Plattform Nova Find unterstützt die Bestandsverwaltung zur Lagerverwaltung (im Rahmen der Aufbewahrung von Fundsachen).

Die Lagerstruktur vor Ort kann selbstständig konfiguriert und im System hinterlegt werden, sodass zu jedem Zeitpunkt ersichtlich ist, wo im Lager sich eine Fundsache befindet.

Zur Kennzeichnung von Fundsachen können aus dem System Fundanhänger erstellt werden. Diese können zudem mit Barcodes versehen werden, um die Handhabung durch Barcode-Scanner weiter zu vereinfachen.

Die Fundsachen-Plattform von Nova Find wird als Software-as-a-Service-Lösung von RUBICON bereitgestellt. Dabei wird der technische Betrieb in eigenen DSGVO-konformen und ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren durchgeführt. Die Daten werden sicher in Systemdatenbanken innerhalb dieser Rechenzentren gespeichert und es findet keine unverschlüsselte Übermittlung oder Speicherung außerhalb dieser Systeme statt. Es werden keine externen Cloud-Systeme verwendet.

Nova Find garantiert den Schutz personenbezogener Daten und hält während des gesamten Leistungszeitraums alle geltenden datenschutz- und informationssicherheitsrechtlichen Vorschriften ein. Sollten sich die Anforderungen ändern, wird die Plattform rechtzeitig und entsprechend angepasst. 

Wenn RUBICON als Auftragsverarbeiter agiert, wird die Datenschutzkonformität gewährleistet und ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 Absatz 3 der DSGVO abgeschlossen. Alle Daten werden ausschließlich innerhalb der EU, des EWR und gegebenenfalls der Schweiz gespeichert und verarbeitet.

Die mandantenfähige Fundsachen-Plattform Nova Find trennt die Daten und Nutzer jeder Systemumgebung von anderen ab, um den Zugriff externer Mandanten oder Personen zu schützen. Jeder berechtigte Benutzer erhält eine eigene mandantenfähige Plattform. 

Zusätzlich gibt es eine zentrale, mandantenunabhängige Datenbank, in der Verlustanzeigen gesammelt und von Nutzer-/innen (Bürger-/innen und Fundbüros) eingesehen werden können. Die Fundanzeigen werden mandantenabhängig bei den jeweiligen Fundbüros dezentral gespeichert.

Die Einführung von Nova Find nimmt in der Regel 1 - 3 Wochen Durchlaufzeit in Anspruch. Je nachdem, welche Dienstleistungen und/oder Schulungen gebucht werden, kann diese Durchlaufzeit variieren. Die konkrete Zeitplanung erfolgt in Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.

1. Kosten berechnen und Informationen einholen
2. Interesse über das Webformular bekunden
3. Vertragsdokumente erhalten und unterzeichnen
4. Zugangsdaten zu Nova Find erhalten
5. Fundbüro OZG-konform digitalisiert!