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Nominierte

Erstmalig hatte das Sächsische Staatsminsiterium der Justiz und für Europa im Januar 2014 den Innovationspreis KOMMUNOVUM ausgeschrieben. Der KOMMUNOVUM prämiert neue, innovative Ideen der Verwaltungsmodernisierung in sächsischen Kommunen. Teilnehmen konnten alle sächsischen Kommunen und kommunalen Kooperationen die allein oder im Zusammenwirken mit anderen kommunalen Gebietskörperschaften auf dem Gebiet der Verwaltungsmodernisierung besondere Innovationsfreude gezeigt haben. Nachfolgend sind die Projekte der neun Nominierten dargestellt:

Stadt Chemnitz

Sozialbürgermeister Philipp Rochold mit Projektteam  © Stadt Chemnitz

Schaffung eines gemeinsamen Kundenportals für finanzielle soziale Leistungen

  • Laufzeit: 23.11.2012 – 27.05.2013
  • Initiator: Stadt Chemnitz, Sozialamt

Seit dem 27. Mai 2013 ist es möglich, Leistungsberatungen, die Ausgabe und qualifizierte Entgegennahme der Anträge auf Leistungen wie Wohngeld, Elterngeld, Feststellung einer Schwerbehinderung, u.s.w. im zentralen Kundenportal zu erhalten. Bisher war dies nur an acht unterschiedlichen Stellen der Verwaltung möglich. Das Kundenportal befindet sich im Erdgeschoss eines innerstädtischen Verwaltungsgebäudes, ist mit einer mobilen Induktionsschleife ausgestattet, rollstuhlgerecht und verkehrsseitig gut erreichbar. Die Kundensteuerung erfolgt über eine moderne Aufrufanlage, die auf verschiedene Behinderungsarten abgestimmt ist.

Gemeinde Cunewalde

Bürgermeister Thomas Martolock mit Projektteam  © Gemeinde Cunewalde

Einführung einer Datenbank zur effektiveren Verwaltung investiver Maßnahmen

  • Laufzeit:  07.08.2011 – 01.05.2012
  • Initiator: Gemeinde Cunewalde

Seit Einführung einer Datenbank können Investitionen besser koordiniert werden. Individuelle Dialoge unterstützen die Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung bei der Eingabe von förderrelevanten Daten (Maßnahmeplan, Förderanträge, Zuwendungen). Die Ablage geschieht zentral. Anhand von Listen und Arbeitsblättern kann sich jeder Mitarbeiter die von ihm benötigten Informationen zusammenstellen. Ein integrierter „Fördermittelrechner“ ermittelt den Bedarf an Eigen- und Fördermitteln auf Basis aktueller Kosten und überwacht die bewilligten Beträge. Vorhaben aus unterschiedlichen Fördermaßnahmen können als ein Projekt definiert werden und bilden so die Anforderungen des praktischen Bauablaufes ab – von der Antragstellung bis zum Schlussverwendungsnachweis. Zuarbeiten für Förderbehörden, Kreditgeber, Kommunalaufsicht usw. können damit auf Basis tagaktueller Werte in verschiedenen Zusammenhängen abgerufen werden. Prioritätenlisten können erstellt und in verschiedenen Varianten durchgespielt werden.

Große Kreisstadt Delitzsch

© Große Kreisstadt Delitzsch

delitzsch 2.0

  • Laufzeit:  01.10.2008 – 31.10.2013
  • Initiator: Stadtverwaltung

Seit Oktober 2008 sollte neben der bereits bestehenden Internetpräsenz die Darstellung der städtischen Angebote im Internet und vor allem der Bereich der Social Media erweitert werden. Mittlerweile nutzt die Stadtverwaltung in der externen und internen Kommunikation Prozesse der modernen Datenverarbeitung, die die tägliche Arbeit erleichtern und langfristig wirken. Damit wird unter Berücksichtigung der EU-Datenschutzrichtlinie eine aktuelle Information der Bevölkerung gewährleistet und die Bürgerbeteiligung ermöglicht. Vor allem die externe Kommunikation konnte mit dem Relaunch der städtischen Homepage, der interaktiven Facebook-Präsenzen und diverser Online-Angebote hinsichtlich der Schnelligkeit und der Breite der Angebote optimiert werden. Die Mitarbeiter der Verwaltung selbst profitieren z. B. bei der Anlagenerfassung für die Doppik, der Terminabstimmung, das GIS, der Amtsblatterstellung und der Überwachung der Gebäudeleittechnik von der Modernisierung der Verwaltung. Dabei ist zu beobachten, dass die neuen Verarbeitungstechniken teilweise althergebrachte Varianten ersetzen oder zumindest ergänzen. Der Weg zum eGovernment wird nach „delitzsch 2.0“ nun für das Web 3.0 weitergeführt.

Stadt Heidenau

© Stadt Heidenau

Little Bird – Verwaltungsvereinfachung in Kindertagesstätten und in der Kindertagesstättenverwaltung

  • Laufzeit:  01.04.2008 – 30.09.2012
  • Initiator: Anke Odrig, Geschäftsführerin der Firma "Little Bird", Ideengeberin und Entwicklerin; Stadt Heidenau, Amt für Schule und Familie, wurde als Pilotpartner gewonnen.

Heidenau war Pionier bei der Einführung der online-gestützten Kita-Platz-Vergabe und Verwaltung. Seit  01.06.2010 ist es in Heidenau möglich, mit der Kita-Software „Little Bird“ Kindergartenplätze online zu suchen, finden und rechtssicher zu verwalten. Eltern können sich mit Hilfe von „Little Bird“ über sämtliche Betreuungsangebote der Stadt informieren und über das System für einen oder mehrere Plätze vormerken lassen. Alle Betreuungsanbieter arbeiten bei der Anmeldung und Vergabe der Plätze auf einer gemeinsamen Datenbasis. Dadurch müssen Daten nur einmal erfasst werden, Mehrfachplatzvergaben sind ausgeschlossen. Die Stadtverwaltung behält durch die Kita-Software stets den Überblick über den Platzbedarf in Heidenau. Seit 2012 wird auch die Beitragserhebung über "Little Bird" abgewickelt.

Die Resonanz auf das Kita-Software-Projekt war riesig. Inzwischen hat sich Little Bird in ganz Deutschland etabliert. Die Software wird in rund 1000 Kitas und 500 Tagespflegen genutzt. Monatlich kommen neue Kommunen und Einrichtungen dazu. „Little Bird“ wurde u.a. mit dem Preis „Land der Ideen ausgezeichnet.

Stadt Leipzig

© Stadt Leipzig

Aufbau des Bürgertelefons Leipzig

  • Laufzeit: 01.2007 – 03.2011
  • Initiator: Stadt Leipzig

Am 4. März 2011 wurde das Bürgertelefon Leipzig durch den Oberbürgermeister eröffnet und steht seitdem von Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 18 Uhr unabhängig von den Sprechzeiten der Fachämter als Ansprechpartner zur Verfügung. Darüber hinaus wird der zentrale E-Mail-Eingang der Stadt Leipzig hier bearbeitet. Das Angebot wird gern genutzt – bereits im April 2013 konnte der 500.000ste Anruf entgegengenommen werden.

Die Fachbereiche profitieren von weniger Anrufen und Störungen. Zudem steht das Bürgertelefon ereignisabhängig zur Verfügung, so stellte es z.B. während des Junihochwassers 2013 für mehrere Tage die 24-stündige Erreichbarkeit der Verwaltung sicher. Seit März 2012 ist die Stadt Leipzig zudem Mitglied im Verbund 115, wodurch sich das Leistungsspektrum des Bürgertelefons nochmals erweitert hat.

Kurort Oberwiesenthal

© Kurort Oberwiesenthal

Die höchstgelegene Stadt Deutschlands mit Perspektive

  • Laufzeit: 01.09.2004 – 31.10.2013
  • Initiator: Kurort Oberwiesenthal

Der Kurort Oberwiesenthal unternahm eine Entwicklung vom Bergbau über die Industrialisierung, den aufkeimenden Wintersport mit den leistungssportlichen Erfolgen vieler Weltklasse-Athleten hin zur touristischen Ganzjahres-Destination mit millionenschweren Investitionen. Aktuell belegt der „Staatlich anerkannte Luftkurort“ mit rund 2.250 Einwohnern und mehr als 500.000 Übernachtungen nach den Großstädten Dresden und Leipzig Platz 3 in der sächsischen Übernachtungsstatistik.

2004 bestand in der Stadt und ihren Gesellschaften eine fast ausweglose Situation, die durch jahrelange Haushaltssicherung, rund 2,5 Millionen EUR Fehlbetrag, geringe Liquidität, fehlende Kreditwürdigkeit sowie durch drohende Zahlungsunfähigkeit und geringe Investitionen gekennzeichnet war. Die wichtigsten kommunalen Einnahmen flossen in privatwirtschaftliche Vereins- und GmbH-Strukturen, welche sich zumeist über Pacht- und Dienstleistungsverträge finanzierten. Der Stadt wurden dadurch Einnahmen entzogen, zahlreiche Kosten verblieben jedoch bei ihr. Aus dieser Situation heraus war es Ziel, den städtischen Haushalt ohne Mehrbelastung für die Bürger zu sanieren und so die Handlungsfähigkeit der Stadt wieder herzustellen. Die Prinzipien hießen Aufgabenkritik, Prozessmanagement und Rekommunalisierung. Im Jahr 2010 erlangte Oberwiesenthal wieder Handlungsfähigkeit und beendete die jahrelange Haushaltssicherung. Heute zeugen zahlreiche Planungen und Investitionen in zweistelliger Millionenhöhe sowie stabile Steuern und Abgaben vom Erfolg des neunjährigen Projektes.

Stadt Reichenbach

© Stadt Reichenbach

Digitale Ratsarbeit – strukturierte Beschlussverfolgung in Allris

  • Laufzeit:  01.09.2009 – 28.02.2010
  • Initiator: Stadtverwaltung Reichenbach, Hauptverwaltung, Bereich Org. /IT

Die Stadtverwaltung Reichenbach setzt bei der Ratsarbeit seit 2003 auf das Ratsinformationssystem „Allris®“. Mit dieser Software wurde die Erstellung von Sitzungsunterlagen, Einladungen, Beschlussvorlagen und Niederschriften wesentlich vereinfacht. Seit 2009 wird die Allris®-Komponente der „Strukturierten Beschlussverfolgung“ eingesetzt. Damit gibt es keine Medienbrüche mehr. Die "Strukturierte Beschlussverfolgung" beginnt mit der Erstellung der Niederschrift. Beschlüsse werden mit Handlungsaufträgen, Fristen und Verantwortlichkeiten versehen und automatisch an zuständige Fachbereichsleiter bzw. Sachbearbeiter als Terminaufgaben verfügt. Der Bearbeitungsstand wird durch Vermerke dokumentiert, Statusindikatoren und Filterfunktionen helfen bei der Zuordnung von Prioritäten. Nach Bearbeitung wird der Auftrag dem zur Prüfung berechtigten Mitarbeiter vorgelegt. Dieser kann eine erneute Bearbeitung oder die Weitergabe zur Autorisierung veranlassen. Mit Autorisierung wird der Bericht für die Gremienmitglieder freigegeben und ist als Vorlage im Rats- und Amtsinformationssystem angezeigt. Das Projekt endete mit den Anwenderschulungen und ist etabliert.

Landkreis Vogtlandkreis

© Vogtlandkreis

Durchführung von Prozessanalysen und Einführung der E-Akte

  • Laufzeit:  seit 2012 sind unterschiedliche Elemente im Einsatz
  • Inhalt.  Der ländlich geprägte Vogtlandkreis hat den Ausbau der Breitbandversorgung abgeschlossen und wird die elektronische Akte einführen.

Mit dem CeBIT-Projekt "E-Postbrief" 2012 im Bereich "Ordnungswidrigkeiten" wurde die Notwendigkeit von Prozessanalysen als Voraussetzung deutlich. Das EFRE Projekt „Analyse, Optimierung und Modellierung von 21 Aufgabenbündeln,  Vorbereitung von fachbezogenen Integrationen und beispielhafte Implementierung in ein Dokumenten-managementsystem zur Einführung IT-gestützter Vorgangsbearbeitung und zur Nachnutzung für weitere Projekte im Bereich Verwaltungsmodernisierung“ unterstützt die Umsetzung, die in Zusammenarbeit mit „KISA“ und dem Landkreis Görlitz erfolgt. Im Projekt werden die Hauptprozesse einer Landkreisverwaltung analysiert, notwendige Schnittstellen definiert, Optimierungen erschlossen und die Ergebnisse zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt. Die zentrale Digitalisierung/Validierung des eingehenden Postverkehrs ist geplant. Der Postausgang erfolgt teilweise bereits medienbruchfrei über die "elektronische Poststelle“ und wird hybrid versendet.

Stadt Wilsdruff

© Stadt Wilsdruff

Produktmanagement mit dem Brandschutz-Cockpit

  • Laufzeit: 01.09.2012 – 31.10.2013
  • Initiator: Stadt Wilsdruff

Ehrenamtliche Mitarbeiter, Fahrzeuge, Gerätehäuser, Löschteiche, Wartungszyklen, Lehrgänge, Abrechnung der Einsätze und vieles mehr sind zu managen. Wie kann der Überblick behalten werden? Wie können komplexe Aufgaben auch in Vertretungssituationen zügig und rechtssicher abgearbeitet werden? Das Brandschutz-Cockpit verbindet Informationen, Werkzeuge und Akteure miteinander. Es gibt den Produktverantwortlichen wie den Verwaltungsmitarbeitern und Wehrleitern einen Überblick. Genutzt werden Standardkomponenten wie zum Beispiel VISkompakt (DMS), cardo (GIS), SharePoint und Office-Applikationen, Fachanwendungen und das KISA.Report-Portal.

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