FAQ E-Rechnung

Als E-Rechnung werden die Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt und automatisiert empfangen und weiterverarbeitet. Damit wird eine durchgehende digitale Bearbeitung von der Erstellung der Rechnung bis zur Zahlung der Rechnungsbeträge möglich.

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei wie PDF – in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden:

• elektronisch übermittelt
• elektronisch empfangen
• sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Unterschied Papier-, PDF- und E-Rechnung

https://www.e-rechnung-bund.de/unterschied-zwischen-papier-pdf-und-e-rechnung/

Nein. Im Sinne der EU-Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz. Eine PDF-Datei ist unter diesen Anforderungen keine E-Rechnung.

Das E-Rechnungsgesetz des Bundes und die E-Rechnungsverordnung des Bundes regeln den Rechnungsaustausch zwischen der mittelbaren und unmittelbaren Bundesverwaltung und ihren Lieferanten. Die einzelnen Bundesländer setzen die EU-Richtlinie 2014/55/EU in eigener Kompetenz um.

Der Bund verpflichtet seine Lieferanten seit dem 27. November 2020 bis auf wenige Ausnahmen zur Sendung von E-Rechnungen. Welche Anforderungen für Sie als Lieferant von Behörden und Gesellschaften der Bundesländer an den elektronischen Rechnungsaustausch gelten, ist in den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen der Länder geregelt.

Auf Bundesebene werden für den Rechnungsaustausch die Rechnungseingangsplattformen ZRE für die unmittelbare und OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung angeboten. Die Bundesländer können sich ebenfalls an die OZG-RE anbinden, stellen jedoch auch eigene Rechnungseingangslösungen bereit.

Nein, es wird dazu kein spezielles Programm benötigt, zur Erstellung einer elektronischen Rechnung an die Behörden der Bundesverwaltung gibt es mehrere Möglichkeiten, insbesondere:

1. Nutzung eines (ERP-) Systems oder Dienstleisters
   Nutzen Sie einen Serviceprovider oder eine marktübliche Software zur Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung unterstützt wird. Nutzen Sie ein eigenes System? Klären Sie mit Ihrer IT, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen konform zur EU-Norm zu erstellen.

 

2. Nutzung der Weberfassung der ZRE/OZG-RE
   Sollten Sie kein Rechnungsausgangssystem im Einsatz haben oder eine Übergangslösung benötigen, machen Sie sich mit der Weberfassung der ZRE/OZG-RE vertraut. Auf beiden Plattformen stellt der Bund Funktionen zur manuellen Erfassung von Rechnungen zur Verfügung. Bei der ZRE können auch Vorlagen erstellt und zur späteren Weiter- bzw. Wiederverwendung heruntergeladen werden.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach EU-Norm ist eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung, die elektronisch übermittelt und empfangen wird und eine automatische sowie elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.

• Als reines semantisches Datenformat konzipiert, ermöglicht die E-Rechnung Rechnungsdaten ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme zu importieren.
• Sie basiert auf einem strukturierten XML-Format, das in erster Linie nur der maschinellen Lesbarkeit dient.
• Durch den Einsatz von Anzeigeprogrammen (sog. Visualisierungsprogramme) kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar dargestellt werden.

Es gibt verschiedene Standards bzw. Spezifikationen, welche die elektronische Rechnungsstellung ermöglichen, bspw. der Standard XRechnung.

• Der Standard XRechnung repräsentiert eine nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS).
• Damit jedes Mitgliedsland den europäischen Standard EN 16931 mit seinen länderspezifischen Anforderungen umsetzen kann, definiert jedes Land seine spezifische CIUS.
• In Deutschland nennt sich die nationale Ausgestaltung des Standards XRechnung und wird zur einheitlichen Umsetzung der Anforderungen der öffentlichen Auftraggeber in Bund, sowie einem Großteil der Länder und Kommunen verwendet.

Abhängig davon wie der Rechnungsausgang bisher umgesetzt ist, bestehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Umsetzung:

Nutzen Sie einen Serviceprovider oder eine marktübliche Software zur Rechnungsstellung? Kontaktieren Sie den Hersteller und erkundigen Sie sich, ob die elektronische Rechnungsstellung unterstützt wird.  Nutzen Sie ein eigenes System? Klären Sie mit Ihrer IT, welche Schritte notwendig sind, um E-Rechnungen konform zur EU-Norm 16931 sowie zur deutschen Rechtslage zu erstellen. Die aktuell gültige Fassung der vollständigen Dokumentation des Standards ist auf der Internetseite der KoSIT hinterlegt. Sollten Sie kein Rechnungsausgangssystem im Einsatz haben oder eine Übergangslösung benötigen, machen Sie sich mit der Weberfassung der ZRE/OZG-RE vertraut.

Um eine elektronische Rechnung durch den Rechnungssteller bzw. -sender adressieren zu können, muss der Rechnungsempfänger eindeutig identifiziert und adressierbar sein.

Die Leitweg-ID ermöglicht eine elektronische Adressierung und Weiterleitung der E-Rechnung durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes an die angeschlossenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden der Bundesverwaltung. Die Leitweg-ID wird im Standard XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) angegeben und muss als Pflichtangabe auf jeder E-Rechnung übermittelt werden.

Die Vergabe der Leitweg-IDs wird auf Ebene von Bund und Ländern geregelt:

• Für Bundesbehörden und auf Ebene des Bundes angebundene öffentliche Auftraggeber ist das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB zuständig. Weitere Informationen zur Beantragung der Leitweg-ID können beim ZFB über das Kontaktformular angefragt werden.
• Die ausgebenden Stellen für Landesbehörden können der jeweils aktuellen Ländersynopse der KoSIT entnommen werden (Dokument aktueller Umsetzungsstand der Länder)

Ein Rechnungsempfänger der Bundesverwaltung hat mindestens eine Leitweg-ID.

Die Ausgestaltung der Leitweg-ID in einer Behörde basiert auf der Organisation der internen Rechnungsbearbeitung. Behörden mit mehreren Leitweg-IDs stellen über die Angabe der entsprechenden Leitweg-IDs sicher, dass die Rechnung direkt an den zuständigen Bereich für die Bewirtschaftung adressiert wird. Es ist daher essentiell, dass stets die im Auftrag angegebene Leitweg-ID für die Rechnungsstellung verwendet wird. 

Die Leitweg-ID setzt sich grundsätzlich aus drei Bestandteilen zusammen:

• Grobadressierung,
• Feinadressierung und
• Prüfziffer.

Anhand der so genannten Grobadressierung wird unterschieden, ob der Rechnungsempfänger zur Bundesverwaltung oder zu einem Bundesland gehört:

• 991: Der Rechnungsempfänger ist Teil der unmittelbaren Bundesverwaltung oder ein Verfassungsorgan und empfängt elektronische Rechnungen über die ZRE.
• 992:
  • a) Der Rechnungsempfänger ist Teil der mittelbaren Bundesverwaltung und empfängt elektronische Rechnungen über die OZG-RE.
  • b) Der Rechnungsempfänger ist ein Bundesland, welches elektronische Rechnungen über die OZG-RE empfängt.
• 993: Der Rechnungsempfänger ist Teil der mittelbaren Bundesverwaltung und empfängt über eine eigene Lösung (weder ZRE noch OZG-RE) elektronische Rechnungen.

 

Die Leitweg-ID ist auf jeder elektronischen Rechnung an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung anzugeben.

Bei der Bestellung teilt der Auftraggeber dem Rechnungssteller (Auftragnehmer) die Leitweg-ID mit. Die Plattformen ZRE und OZG-RE haben zudem im Rahmen der Weberfassung ein Verzeichnis der angebunden Leitweg-IDs. Bitte verwenden Sie jedoch ausschließlich die bei Auftragserteilung benannte Identifikationsnummer für eine zugehöre elektronische Rechnung.

An den Rechnungseingangsplattformen ZRE und OZG-RE werden dem Rechnungssender verschiedene Übertragungskanäle zur Übermittlung von E-Rechnungen an den Rechnungsempfänger zur Verfügung gestellt. Bei der Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“ sind an beiden Rechnungseingangsplattformen einige Punkte zu beachten:

Wichtige Informationen zur Nutzung des Übertragungskanals „E-Mail“

Zur Übermittlung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes stellt der Bund zwei Rechnungseingangsplattformen zur Verfügung:

• ZRE für elektronische Rechnungen an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung (z. B. Ministerien und Bundesbehörden).
• OZG-RE für elektronische Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung (z. B. selbstständige Einrichtungen, die Aufgaben des Bundes übernommen haben).

Die Rechnungsempfänger teilen Ihnen mit, über welche Rechnungseingangsplattform sie erreichbar sind. Um eine Rechnungseingangsplattform nutzen zu können, müssen Sie sich dort registrieren (ein Benutzerkonto anlegen) und die gewünschten Übertragungskanäle freischalten lassen.

Eine E-Rechnung muss entsprechend der E-RechV Bund mindestens die folgenden Informationen enthalten:

✓ Leitweg-ID
✓ Bankverbindung
✓ Zahlungsbedingungen
✓ Eine E-Mail- oder De-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
✓ Lieferantennummer*
✓ Bestellnummer*

*sofern diese dem Rechnungssteller bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde.

Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich der Standard XRechnung in der jeweils gültigen Fassung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN-16931), der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht. Das ZUGFeRD 2.1.1 Profil „XRECHNUNG“ erfüllt sämtliche Anforderungen und ermöglicht das Einreichen von Rechnungen über die Plattformen des Bundes. Rechnungsformate, welche nicht den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen, können nicht berücksichtigt werden. Rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen sind in den Rechnungsdatensatz einzubetten und dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail separat versandt werden. Die maximal zulässige Größe einer Rechnung ist abhängig vom gewählten Übertragungskanal (bspw. bei ZRE: 10 MB bei E-Mailanhängen oder 11 MB bei Anhängen in der Weberfassung). Bitte beachten Sie hierbei die Nutzungsbedingungen der Plattform. Die maximale Anzahl der eingebetteten rechnungsbegründenden Dokumente ist auf 200 beschränkt. Zugelassene Dateitypen der eingebetteten Dokumente sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“ sowie „xml“ bei Anwendung der Extension XRechnung. Anlagen dürfen keine aktiven Inhalte (bspw. Makros) enthalten. Änderungen an diesen Beschränkungen werden über die Rechnungseingangsplattformen bekannt gegeben. Unberührt von den vorstehenden Regelungen bleiben Rechnungsbelege mit Anlagen, die nach anderen Rechtsvorschriften einer papiergebundenen Versandart bedürfen (Ausfuhrnachweise, Zolldokumente o. ä.).
Weiterführende Informationen zum Standard XRechnung finden Sie bei der KoSIT.

 

Zur Einreichung von E-Rechnungen sind die nachfolgenden Rechnungseingangsplattformen des Bundes zu nutzen.

• ZRE
• OZG-RE

Genaue Informationen, zum Beispiel welche Plattform für Sie zur Verfügung steht, erhalten Sie über den zugrundeliegenden Auftrag oder natürlich direkt beim Rechnungsempfänger. Darüber hinaus bietet der Bund auf der Webseite eine Übersicht der an die beiden Plattformen angebundenen öffentlichen Auftraggeber an (Bereich „Rechnungssteller – Allgemeines zur E-Rechnung“). Dies ersetzt nicht die bilaterale Kommunikation mit Ihrem Auftraggeber zur Bereitstellung von weiteren Informationen wie bspw. Leitweg-IDs. Bei hohem Rechnungsvolumen bieten sich die massentauglichen Übertragungswege Webservice via Peppol, E-Mail und zukünftig De-Mail an. Alternativ stehen auch die Funktionen Upload und Weberfassung zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Sie den für Sie am besten passenden Übertragungsweg identifizieren.

• Entscheidungshilfe zur Auswahl eines Übertragungskanals herunterladen

Eine E-Rechnung wird entweder durch die Rechnungseingangsplattform aufgrund formal-rechnerischer Fehler oder vom Rechnungsempfänger wegen inhaltlicher bzw. sachlicher Fehler zurückgewiesen.

Vorgehen bei formalen Fehlern:

Wenn Sie den Übertragungskanal „Weberfassung“ (manuelle Rechnungserfassung über die Plattform) oder „Upload“ (manuelles Hochladen von erstellten E-Rechnungen auf der Plattform) nutzen, können Sie Ihre E-Rechnung direkt auf der Plattform validieren lassen. Ihnen wird ein Prüfbericht mit den formalen Fehlern noch vor dem Versand angezeigt. Nutzen Sie einen anderen Übertragungskanal und stellen eine Zurückweisung Ihrer E-Rechnung durch die Rechnungseingangsplattform fest, finden Sie auf beiden Plattformen in der Rechnungsübersicht ein Lupensymbol. Dieses führt zu den Detailergebnissen der formalen Rechnungsprüfung der betreffenden E-Rechnung. Erstellen Sie eine neue E-Rechnung und korrigieren Sie die angezeigten formalen Fehler vor der Übertragung.

Vorgehen bei rechnerischen bzw. sachlichen Fehlern:

• Wird Ihre E-Rechnung durch den Empfänger zurückgewiesen, liegt vermutlich ein inhaltlicher Fehler nach rechnerischer bzw. sachlicher Prüfung in den angegebenen Rechnungsdaten vor.
• Der Rechnungsempfänger hat bei der Zurückweisung von E-Rechnungen die Möglichkeit, Ihnen eine Bemerkung zur Begründung der Zurückweisung zu hinterlassen.
• Sollte keine Begründung vorhanden sein, kontrollieren Sie Ihre übermittelte E-Rechnung gründlich und kontaktieren Sie im Zweifel den Rechnungsempfänger.

Übermitteln Sie die korrigierte E-Rechnung erneut.