Digitale Aufgabenerfüllung und Zusammenarbeit
Das Handlungsfeld beschreibt die Aufgaben, die durch die Verwaltung zu lösen sind, um die interne Bearbeitung von Verwaltungsleistungen in vollständig medienbruchfreien, Ende-zu-Ende-digitalisierten Prozessen zu realisieren. Diese Prozesse sind so zu gestalten, dass sie ein hohes Maß an Resilienz gegenüber Störungen bieten. Dabei ist es wichtig, den Weg zu einer digitalen Verwaltung als einen grundlegenden Organisationsentwicklungsprozess zu verstehen, methodische und organisatorische Innovationen aufzunehmen und zeitgemäße digitale Arbeitsweisen zu etablieren.
Die geschäftskritischen Verwaltungsprozesse sind – auch behördenübergreifend – dokumentiert und medienbruchfrei digital gestaltet. Dabei werden Verbesserungspotenziale ermittelt und ausgeschöpft. Prozesse für behördenübergreifend gleichartige Aufgaben sind in der Sächsischen Staatverwaltung weitgehend standardisiert
In der Vergangenheit wurden oftmals die bestehenden analogen Prozesse digitalisiert, ohne das Potenzial zur Optimierung voll auszuschöpfen. In einigen Fällen stehen einer durchgängig medienbruchfreien Prozessgestaltung auch rechtliche oder verwaltungsinterne Vorgaben wie bspw. Schriftformerfordernisse entgegen. Deshalb unterstützt die Sächsische Staatsverwaltung den Abbau rechtlicher Hürden bei Umsetzung medienbruchfreier Prozesse durch einen Digitalcheck bei Normsetzungsvorhaben. Dieser stellt sicher, dass die Potenziale moderner Informations- und Kommunikationstechnik im Verwaltungsvollzug voll ausgeschöpft werden können.
Teilweise herrschen in einigen Organisationseinheiten noch individuell gestaltete Prozesse für verwaltungsweit gleiche Aufgaben vor. Das erhöht den Aufwand zur Ausführung dieser Prozesse unnötig. Mit Hilfe der Prozessplattform Sachsen können Prozesse der Sächsischen Staatsverwaltung in einer Prozessbibliothek zur Nachnutzung bereitgestellt werden. Dadurch werden die Voraussetzungen für die Bereitstellung von Standardprozessen für die Staatsverwaltung verbessert.
Die Sächsische Staatsverwaltung etabliert zeitgemäße digitale Arbeitsweisen und entwickelt diese beständig weiter. Sie stellt angemessene Werkzeuge bereit, um flexibel, ortsunabhängig, fach- und behördenübergreifend, sicher digital zusammenarbeiten zu können und flexible Arbeitsmodelle zu realisieren.
Die Erfordernisse aus der Umsetzung des OZG sowie der sukzessive Wandel der Verwaltungsarbeit durch die Verwendung digitaler Werkzeuge haben in der Sächsischen Staatsverwaltung zu einem Umdenken hinsichtlich der Arbeitsweisen geführt. Einige Behörden erproben bereits neue Modelle für ihre Arbeit. Vielfach bestehen aber noch traditionelle Organisations- und Arbeitsformen und bei der Einführung neuer Arten der Zusammenarbeit gibt es noch Handlungsbedarf. Werkzeuge für ortsunabhängiges Arbeiten und digitale Kooperation sind vorhanden, decken in ihrer Funktionalität aber noch nicht alle Bedürfnisse ab und sind nicht durchgehend standardisiert. Durch die Nutzung der Möglichkeiten zur flexiblen Zusammenarbeit und digitalen Kooperation können Aufgabenstellungen und Probleme bedarfsgerechter und effizienter bearbeitet werden. Eine so gestaltete Zusammenarbeit überwindet Organisations- oder Ressortgrenzen leichter. Darüber hinaus weiten neue Arbeitsweisen die Entfaltungsmöglichkeiten am Arbeitsplatz aus und tragen zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei.
Prozesse der digitalen Transformation der Sächsischen Staatsverwaltung werden immer als ganzheitliche Organisationsentwicklungsprozesse angelegt, die die organisatorische, personelle, kulturelle und technische Dimension gleichermaßen berücksichtigen.
In Bezug auf das Verständnis und die Unterstützung der digitalen Transformation bietet die Sächsische Staatsverwaltung aktuell ein heterogenes Bild: Einige Behörden haben das Thema Organisationsentwicklung institutionell verankert und begleiten ihre Digitalisierungsprojekte durch ein systematisches Veränderungsmanagement. Andernorts wird Digitalisierung eher als rein technisches Vorhaben verstanden. Die strategische Zielstellung unterstützt die bessere Nutzung des Potenzials der Digitalisierung für die Staatsverwaltung durch einen ganzheitlichen Blick auf den Transformationsprozess und hilft, die Bediensteten auf dem Weg zur digitalen Verwaltung mitzunehmen.
Zielbeschreibung: Innovationspotenziale für die Verwaltung werden in einer systematischen Kooperation zwischen Wissenschaft, Verwaltung und dem SID identifiziert, bewertet und erprobt. Die Arbeiten umfassen nicht nur technische, sondern auch methodische und organisatorische Innovationen, die auf die Weiterentwicklung der Arbeitsweise der Staatsverwaltung abzielen.
Es gibt im Freistaat Sachsen vielfältige Lehr- und Forschungseinrichtungen, die mit der Staatsverwaltung bei der Identifizierung von Innovationen kooperieren können. Insbesondere ist hier die Hochschule Meißen mit dem Sächsischen Institut für VerwaltungsInnovation Meißen (SIVIM) als möglichem Kondensationskern zum Erkennen und Aufgreifen von innovativen Schwerpunktthemen für die öffentliche Verwaltung zu nennen. Für eine interdisziplinäre Kooperation und Kommunikation auf dem Gebiet der Innovationsforschung und für die Vernetzung mit anderen Forschungseinrichtungen kann es sich als zentraler Partner der Verwaltung entwickeln. Der zentrale IT-Dienstleister Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID) kann als Technologiepartner für die Erprobung und Umsetzung von Innovationen einbezogen werden.
Für die Sächsische Staatsverwaltung ergibt sich die Möglichkeit, gemeinsam mit der Wissenschaft und ihrem zentralen IT Dienstleister, systematisch vielversprechende Innovationen zu identifizieren, zu erproben und zur breiten Nutzung bringen. Sie hat damit die Möglichkeit, Innovationstreiber auf dem Gebiet der Verwaltungsmodernisierung zu sein.
Zielbeschreibung: In der Sächsischen Staatsverwaltung ist ein ganzheitliches und übergreifendes betriebliches Kontinuitätsmanagement aufgebaut, welches die notwendigen Strukturen und Prozesse umfasst, um auch in komplexen Krisenlagen schnell die richtigen Entscheidungen treffen und Management- und Organisationsantworten geben zu können.
Die Sächsische Staatsverwaltung muss darauf vorbereitet sein, dass ihre Prozesse und Infrastrukturen durch Cyberangriffe oder andere Gefährdungen in Teilen nicht mehr funktionieren. Im Notfall sollen Dienste und Services für Bürgerinnen und Bürger, Organisationen und Unternehmen nicht über einen inakzeptabel langen Zeitraum ausfallen und die Verwaltung muss generell handlungsfähig bleiben. Dafür ist ein ganzheitliches und übergreifendes betriebliches Kontinuitätsmanagement in der Sächsischen Staatsverwaltung erforderlich, das Störungen der digitalen Prozesse und Infrastrukturen minimiert und so die Erhaltung der Handlungsfähigkeit der Verwaltung unterstützt. Das IT-Notfallmanagement stellt einen Teil des Kontinuitätsmanagements dar.
Durch eingeübte Strukturen und Prozesse kann die Verwaltung souverän auf Notfälle und Krisen reagieren und tritt bei Bürgerinnen und Bürgern, Organisationen und Unternehmen als verlässliche Größe auch in Notfallsituationen oder einer Krise auf.
