E-Vergabe

Als elektronische Vergabe (E-Vergabe) bezeichnet man den von der Bekanntmachung bis zur Zuschlagserteilung erfolgenden Einsatz elektronischer Verfahren für Kommunikation und Vorgangsbearbeitung durch Einrichtungen der öffentlichen Hand bei Beschaffungen.

Zur Vereinfachung der Vergabeverfahren und zur Senkung der damit verbundenen Kosten hat die EU im Rahmen von drei neu erlassenen Richtlinien verschiedene Festlegungen zur Verwendung elektronischer Mittel in einem Vergabeverfahren getroffen, welche im Folgenden erläutert werden.

Dabei handelt es sich um

• die Richtlinie über die öffentliche Auftragsvergabe (RL 2014/24/EU),
• die Sektorenrichtlinie (RL 2014/25/EU) sowie
• die Richtlinie über die Konzessionsvergabe (RL 2014/23/EU).

Diese traten am 17.04.2014 in Kraft und sind damit durch den Bundesgesetzgeber bis spätestens zum 18.04.2016 umzusetzen. Die neuen Regelungen betreffen ausschließlich die Vergabeverfahren über den EU-Schwellenwerten.

Durch die genannten Richtlinien wird verbindlich vorgegeben,

1. dass die Übermittlung von Bekanntmachungen in elektronischer Form erfolgen muss,
2. dass die Auftragsunterlagen elektronisch verfügbar sein müssen und
3. dass die Kommunikation in allen Verfahrensstufen ausschließlich elektronisch zu erfolgen hat.

Die Richtlinie verpflichtet den Auftraggeber aber nicht zur elektronischen Verarbeitung von Angeboten, zur elektronischen Bewertung von Angeboten und zur elektronischen Abwicklung der internen Kommunikation.

Die neuen EU-Vergaberichtlinien sehen eine schrittweise Einführung der elektronischen Vergabe vor.

Umsetzungsfristen für die E-Vergabe:

1. Elektronische Übermittlung der Bekanntmachung: es erfolgt bei EU-weiten Vergaben eine elektronische Übermittlung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen; Es besteht keine Möglichkeit, die Bekanntmachung per Fax oder als PDF-Datei zu übermitteln.
   für Vergabestellen: spätestens ab 18. April 2016
2. Elektronische Verfügbarkeit der Vergabeunterlagen: Vergabeunterlagen (Auftragsunterlagen) müssen unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig direkt mit Hilfe elektronischer Mittel zugänglich gemacht werden.
   für Vergabestellen: spätestens ab 18. April 2016
3. Bieterfragen, Angebotsannahme bis zur Bieterkommunikation: über die elektronische Übermittlung der Bekanntmachung sowie die elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen hinaus wird ab dem unten aufgeführten Zeitpunkt die gesamte Kommunikation und der Informationsaustausch insbesondere der Zugang von Angeboten in elektronischer Form Pflicht.
   für Vergabestellen: spätestens ab 18. Oktober 2018;

Zur Umsetzung der EU-Richtlinien wird den Dienststellen des Freistaates Sachsen eine zentrale elektronische Vergabemanagementlösung auf der E-Government-Plattform in einer Basisvariante zur Verfügung gestellt.

Die vom Freistaat Sachsen beschaffte Landeslizenz des elektronischen Vergabesystems, bestehend aus der Software

• AI-Vergabemanager,
• Al-Vergabeplattform und
• AI Bieter Cockpit,

steht unbefristet zur Nutzung in allen Dienststellen des Freistaats (einschließlich Lizenzen für beauftragte externe Benutzer, z.B. Planer) mit unbegrenzter Nutzerzahl dauerhaft zur Verfügung.

AI-Vergabemanager

Der AI-Vergabemanager ist eine datenbankbasierte Vergabemanagementlösung. Die Software bildet den gesamten Vergabeprozess beim öffentlichen Auftraggeber medienbruchfrei sowie rechtskonform ab und unterstützt die Mitarbeiter in den einzelnen Prozessschritten.

Sie führt dabei durch den gesamten Prozess der Vergabe-Vorbereitung, unterstützt bei der Veröffentlichung einer Ausschreibung sowie im zweiten Schritt bei Prüfung und Wertung der eingehenden Angebote bis zum Zuschlag.

Der AI-Vergabemanager

• dokumentiert den elektronischen Vergabeprozess lückenlos und rechtssicher,
• ist flexibel an Organisationsstrukturen und Prozesse anpassbar (über individuelle Kundenversionen)
• kann bei Bedarf Aufgaben per Workflow definieren (derzeit in Sachsen nicht vorgesehen)
• besitzt eine umfangreiche Frist- und Terminplanung
• kann Leistungsverzeichnisse verwalten
• unterstützt bei der Verarbeitung und Bewertung der elektronisch eingereichten Angebote
• besitzt zahlreiche Schnittstellen zu anderen Bekanntmachungsplattformen

Die Vergabestellen installieren lediglich den AI-Vergabemanager-Client (Java-Client) und können hierüber die Vergabemaßnahmen erstellen, ändern und veröffentlichen.

AI-Bietercockpit

Das AI-Bietercockpit wird von potentiellen Bietern zur Sichtung, zur Bearbeitung, zum Druck der Vergabeunterlagen und zur Erstellung von digitalen Angeboten genutzt. Für die digitale Angebotsabgabe sind nur bei Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur ein Kartenlesegerät und eine Signaturkarte oder ein Softzertifikat eines Zertifizierungsdiensteanbieters notwendig.

Unterstützte Smartcards und Kartenleser

AI-Vergabeplattform

Die AI-Vergabeplattform ist eine Internetseite, die es öffentlichen Auftraggebern ermöglicht, ihre Vergaben und die dazugehörigen Dokumente elektronisch und unmittelbar einem breiten Bieter-Publikum öffentlich zur Verfügung zu stellen. Potentiellen Bietern ermöglicht die Plattform eine ausführliche Recherche und Teilnahme an relevanten Ausschreibungen.