eVA.SAX

Die Basiskomponente »elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung (BaK eVA.SAX)« bietet Funktionen zur effektiven und rechtssicheren elektronischen Verwaltung und Verarbeitung von Behördenschriftgut an. Die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung umfasst außerdem das Thema der Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung (LeA) zur rechtskonformen und revisionssicheren Aufbewahrung dokumentenbasierter elektronischer Unterlagen für die Verwaltungen des Freistaats Sachsen.

Es wurden folgende zentrale und einheitliche Vorgaben zur Koordination und Aussteuerung des Projektes festgelegt:

• Die zentrale Koordination und Budgetverantwortung wird durch das Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung (CCV im Referat 43) in der Sächsischen Staatskanzlei wahrgenommen.
• Die Umsetzungsverantwortung für die Einführung von eVA.SAX in der jeweiligen Organisation trägt jede Behörde selbst.
• Der Betrieb des IT-Verfahrens eVA.SAX erfolgt beim zentralen IT-Dienstleister des Freistaates, dem Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste (SID).
• Die Einführung in den Behörden wird einheitlich mit der Software VIS.SAX umgesetzt.

Die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist ein System zur elektronischen Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen durch Behördenmitarbeiter. Das System setzt sich aus den folgenden Teilkomponenten zusammen:

• VIS.SAX zur Verwaltung und Bereitstellung von elektronischen aktenrelevanten Schriftgutobjekten,
• Kofax Capture als Scanlösung

Anfallende Schriftgutobjekte werden anhand vorgegebener organisatorischer Regelungen angelegt. In der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung ist die Dreistufigkeit von Akte-Vorgang-Dokument vorgegeben. Neben der Erzeugung und Verwaltung von Schriftgutobjekten werden in der Anwendung auch Funktionen zur Suche, Bereitstellung und Aussonderung bereitgestellt. Weiterhin können Aktenpläne verwaltet und bereitgestellt werden.

VIS.SAX

VIS.SAX basiert auf dem Softwareprodukt VIS Suite. Jeder Nutzer kann seine Arbeitsoberfläche entsprechend seinen Anforderungen konfigurieren. Das Gesamtsystem ist auf Basis einer Drei-Schichten-Architektur (Präsentationsschicht, Logikschicht, Datenhaltungsschicht) entworfen.

Die komplette Anwenderfunktionalität wird den Nutzern über einen bearbeitungsfähigen Webclient  zur Verfügung gestellt. Die fachliche Administration erfolgt über spezielle Administrationssoftware. Die VIS Suite kann mehrere voneinander unabhängige und vollständig getrennte Datenbestände, so genannte Mandanten, verwalten.

Kofax Capture

Als Scanlösung wird die Software Kofax Capture eingesetzt. Mit dieser Anwendung erfolgt das Stapelscannen der Posteingangsdokumente. Der Kofax Capture Network Server (KCNS) beinhaltet die zentrale Verwaltung und Überwachung der Lizenzen und die Konfiguration von Stapelklassen und Standortprofilen jeder einzelnen Behörde. Für jede Behörde werden Stapelklassen eingerichtet, in denen der Verarbeitungsablauf vom Scannen eines Dokumentes bis hin zur elektronischen Übergabe ins VIS.SAX definiert wird.

Für Verwaltungen:

• Elektronische, aktenrelevante Schriftgutobjekte (elektronische Schriftgutverwaltung) erzeugen, bearbeiten, suchen und verwalten
• Revisionssichere Speicherung und Abruf von aktenrelevanten Schriftgutobjekten in lesbarer Form über den Aufbewahrungszeitraum in den Behörden
  Aussonderung von aktenrelevanten Schriftgutobjekten
• Festlegung und Erledigung von Geschäftsvorgangsverfügungen für elektronische aktenrelevante Schriftgutobjekte (Workflow)

Die BaK eVA.SAX stellt folgende Schnittstellen bereit:

• Schriftgutobjekte erzeugen, suchen und bereitstellen: Daten wie Akten, Vorgänge, Dokumente, Adressen, Mappen, Untervorgänge werden zu Schriftgutobjekten, die gesucht und bereitgestellt werden können (Format: xdomea).
• Posteingänge und -ausgänge verwalten: OCR-Erkennung und Wandlung in PDF mit direkter Ablage in eVA.SAX .

Die angebotenen Systemschnittstellen sind über das offene Datenformat xdomea und dem Interoperabbilitätsstandard CMIS sowie der proprietären Programmschnittstelle VAPI verfügbar. Im Rahmen der BaK eVA.SAX wird die Verwendung von xdomea 2 oder CMIS als standardisiertes Format bevorzugt. Die Auswahl von Nachrichten oder Nachrichtengruppen der xdomea 2-Spezifikation ist vom Kontext der implementierenden Anwendung abhängig.

Die Anbindung an andere Basiskomponenten ist über die Integration des Posteinganges und Postausganges realisiert. Hierbei gibt es Mailimportfunktionen, welche die Übernahme von Formulardaten oder Rechnungen in die Anwendung ermöglichen.

Die BaK eVA.SAX nutzt folgende Schnittstellen:

• Dokumente qualifiziert elektronisch signieren durch Nutzung von Komponenten der BaK ESV
• Überprüfung der Echtheit und Gültigkeit einer Signatur an einem Dokument durch Nutzung von Komponenten der BaK ESV
• Schriftgutobjekte aus Fachverfahren übernehmen: in Fachverfahren erzeugtes aktenrelevantes Schriftgut in VIS.SAX übernehmen (Format: xdomea oder CMIS)